Como a Intranet ajuda a eliminar os ruídos de comunicação interna nas empresas

Você sabia que 60% dos problemas de uma empresa ocorrem devido a ruídos de comunicação? No momento da transmissão de uma mensagem, uma ordem ou orientações para a execução de uma tarefa, quando feita sem o uso dos recursos adequados pode não ser entendida exatamente como deveria. O resultado pode ser retrabalho, baixo rendimento da equipe e um clima organizacional de pouca colaboração. Vamos entender como a Intranet tem um papel de protagonismo para aumentar a eficiência, ajudando a eliminar os ruídos da comunicação interna nas empresas.

Como acontece a Comunicação Interna de uma empresa

Onde há o elemento humano sempre vai acontecer a comunicação. Não poderia deixar de ser diferente dentro de uma empresa. Porém, o ambiente corporativo exerce pressão sobre o comportamento das pessoas e a forma como se comunicam. Está em jogo o sustento de suas famílias e seu futuro profissional, além da presença de um clima de competição. Todos esses elementos influenciam para que ruídos na comunicação surjam, o que pode provocar problemas na execução de ações e alcance dos objetivos da empresa.

A comunicação sempre vai estar presente e cabe aos gestores agir entre duas opções: deixam acontecer; ou fazem ela funcionar em benefício do negócio. A Intranet é uma potencial ferramenta de comunicação interna de várias maneiras e uma delas é na ajuda, com seus recursos, de eliminar os ruídos na distribuição das informações.

Intranet como recurso para eliminar ruídos

Ruídos são interferências que acontecem entre a emissão da mensagem e a chegada dessa ao destino. Pode ser a falta de clareza dificultando o entendimento, ou então não levar em conta as limitações de entendimento por parte do receptor, ou ainda o uso do canal errado, que não permite que a mensagem chegue ao destino.

Falta de clareza por parte de quem emitiu a mensagem

Uma das causas dos ruídos de comunicação nas empresas é a de estar certo que todos vão entender a mensagem da mesma forma. A clareza de uma mensagem está relacionada à linguagem usada. As expressões e jargões devem estar de acordo com o padrão da empresa. O emprego de alguns termos, conforme o setor de atuação, podem fazer sentido ou não.

O uso da Intranet facilita esse processo com a inclusão de formulários padronizados. Num exemplo, digamos que o gerente de uma linha de produção precise que seus funcionários façam hora extra. Ao informar o RH sobre essa necessidade, por um formulário na Intranet, só o que esse gerente precisa informar são: quantos e quais funcionários envolvidos, a data e o tempo de duração da hora extra. O responsável pelos Recursos Humanos vai receber essa informação já com as instruções para folha de pagamento e se há necessidade de providenciar refeição e transporte. Com esses processos automatizados, através dos recursos de Intranet, as informações são mais claras e precisas.

Limitação de entendimento por parte de quem está recebendo a mensagem

Conhecimentos e aprendizagem estão sempre em constante evolução em uma empresa. Antes de emitir um comunicado é necessário saber o nível de entendimento por parte de quem vai receber a informação com base nos conhecimentos adquiridos.

Um dos recursos de uma Intranet é o de manter atualizados os perfis de cada colaborador. Dessa forma pode-se acompanhar a evolução de cada um quanto às habilidades e conhecimentos adquiridos. Com a Intranet é possível direcionar determinações e informações para grupos com o mesmo grau de alinhamento e com isso ter a certeza de que a mensagem vai ser recebida e interpretada corretamente.

Canal de comunicação ineficiente

São muitos os canais de comunicação existentes em uma empresa e fazer uso de todos eles sem um plano bem executado pode causar problemas de ruídos na distribuição das informações. Um documento que é acessado e alterado por várias pessoas da empresa pode causar problemas se não for possível identificar a versão mais recente.

O uso da Intranet possibilita concentrar tudo em um único lugar o que garante o uso da última atualização de cada documento, a organização das informações para cada setor em pastas de arquivos exclusivas, permissão de acesso apenas aqueles que realmente farão uso dessas informações e muitos outros recursos que fazem da Intranet o canal mais eficiente de comunicação interna.

Ao optar por fazer a comunicação funcionar em benefício dos negócios, os gestores devem focar primeiro em eliminar os ruídos na comunicação que são muito comuns de acontecerem em uma empresa. Sem sombra de dúvidas a Intranet é uma aliada importante para eliminar esses ruídos e permitir uma comunicação interna muito mais eficiente.

Intranet é informação em tempo real. É agilidade de ação e tomada de decisão. Decida agora pela Intranet que melhor atende às necessidades da sua empresa.