Comunicação Interna e o sucesso dos Programas de Qualidade de uma empresa

Quando uma empresa dá início a um programa profissional de qualidade em suas operações, busca adotar os modelos mais reconhecidos. Porém, a primeira atenção que deveria dar, antes de qualquer outra iniciativa, é entender como o processo de comunicação está atendendo às necessidades e expectativas do público interno.

São os funcionários, quando comprometidos, que garantirão que produtos ou serviços de qualidade cheguem ao cliente final. A Comunicação Interna promove esse comprometimento, um dos elementos para que o sucesso de um Programa de Qualidade de uma empresa aconteça.

A comunicação como pilar do Marketing

Para entendermos a comunicação no contexto de um programa de qualidade, devemos lembrar que, no marketing, ela desempenha o papel de estabelecer um contato mais próximo com seus públicos. Tendo em vista que os funcionários são o público interno de uma empresa, a comunicação tem dois papéis a desempenhar: promover a empresa para que seus funcionários queiram fazer parte da organização; e informar os objetivos e metas para que toda a equipe desempenhem as ações necessárias.

Endomarketing e Comunicação Interna

Existem duas correntes, nas literaturas nacional e internacional que abordam conceitos sobre o marketing para o público interno. Uma delas adota um significado de orientação, de preparar e informar os funcionários para um melhor atendimento aos clientes. A segunda, aborda um significado de ações de marketing voltadas ao público interno com o intuito de conseguir deles engajamento com os objetivos estratégicos da empresa. Essas ações visam garantir que a equipe tenha atitudes efetivas com os programas e políticas que façam com que as metas sejam alcançadas.

Não há dúvidas que a forma e os meios usados pela empresa para se comunicar com sua equipe tem relação direta e significativa com as atitudes e o comprometimento de cada um dos colaboradores. Ao iniciar um programa de qualidade total, muitas mudanças ocorrem, gerando desconfiança e apreensão. Um trabalho de comunicação interna bem feito promove o encorajamento e a participação em todo o processo.

Comunicação Interna e Qualidade

A comunicação interna serve de infraestrutura para todos os programas de uma empresa. Na implantação de um Programa de Qualidade Total não poderia ser diferente. Com tantos documentos, fichas técnicas, quadros de desempenho de qualidade, avisos e informações que mudam a cada dia enquanto se avançam as ações de melhorias, sem um sistema de informações eficiente não haveria possibilidade alguma de um programa desses acontecer.

Quando um Programa de Controle Total da Qualidade está sendo implantado em uma empresa a Comunicação Interna participa das seguintes iniciativas:

Lançamento do Programa de Qualidade Total

Tem o objetivo de quebrar as resistências ou minimizar o impacto que podem acontecer. Resistências afetam o bom andamento de qualquer projeto e acontecem quando falta informação sobre como o programa será implantado, seus objetivos, as fases e procedimentos e as transformações que acontecerão nas operações. Essas informações vindas da administração, por canais formais, encorajam o colaboradores para a ação.

Início das atividades

Informação de qual ação ou evento dará início ao programa, o que deve acontecer depois e o resultado que se espera dessa ação. Nesse momento recomenda-se a escolha de um problema de qualidade para o qual, os estudos preliminares apontam uma solução rápida, com resultados em poucos dias. Isso demonstra que todos os objetivos que virão depois serão possíveis de serem alcançados.

Resultados tangíveis 

Um programa de qualidade depende dos resultados que produz. É importante a constante comunicação desses resultados, através de canais eficientes, para que cada colaborador possa identificar sua participação no desempenho que está sendo alcançado.

Convite à participação

A melhor forma de manter a equipe engajada é informar as ações realizadas, os resultados e objetivos alcançados e as próximas ações de melhoria. Abrir um canal para que os funcionários possam expressar suas opiniões e sugestões. Além de motiva-los a participar é fundamental para o programa porque são eles, em essência, os responsáveis de fato pela qualidade que a empresa está entregando ao mercado.

A Intranet como canal de Comunicação Interna de um Programa de Qualidade Total

A empresa não pode abrir mão de nenhum canal de comunicação disponível para informar seus colaboradores sobre cada passo e atividade necessária. Mas sem dúvida nenhuma a Intranet deverá ser o canal mais eficiente por seus recursos e por proporcionar as seguintes características.

  • Atualização imediata das informações necessárias ao bom andamento do programa. Não há o risco de esquecer um aviso em um mural com informações desatualizadas.
     
  • As informações chegam apenas aqueles que necessitam ter acesso e farão uso delas.
     
  • Permite comunicação em dois sentidos. Os colaboradores podem registrar suas opiniões e sugestões.
     
  • Toda a documentação relacionada ao programa de qualidade total da empresa ficará em um único local.
     
  • Permite que se promova programas de premiação para o engajamento e a competição sadia entre setores e equipes.
     
  • Promove a interação entre os funcionários através de chats e troca de mensagens pela Intranet da empresa.

 

Todo programa de Qualidade Total começa com um bom projeto de Comunicação Interna e sem dúvidas, o melhor canal para essa comunicação é a Intranet.

Intranet é informação em tempo real. É agilidade de ação e tomada de decisão. Decida agora pela Intranet que melhor atende às necessidades da sua empresa.

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